Manuelle Arbeit und fragmentierte Workflows
Daten kommen per E-Mail, Fax, Excel und Telefon. Die Aufbereitung frisst Zeit, die für Mandantenbetreuung fehlt.
Workflow-Plattform für Steuerkanzleien
Von der Zettelwirtschaft ins DATEV-Format. In Minuten statt Stunden.
Phoros bündelt alle Mandanten-Infos und Dokumente an einem Ort und liest sie automatisch aus. Nichts geht verloren, nichts wird abgetippt. Sie kontrollieren, bestätigen, exportieren.
Phoros · Stammdaten
Personalfragebogen
Persönliche DatenPrüfbereit
Vorname
Andreas
Nachname
Fischer
Geburtsdatum
14.03.1989
Steuer-ID
65 929 970 489
Krankenkasse
TK Hamburg
IBAN
DE89 3704 0044 …
Funktioniert mit
Google WorkspaceMicrosoft 365
DATEV
DATEVWo es im Lohn hakt
Drei Engpässe, die jeden Lohnzyklus ausbremsen.
Phoros adressiert genau die Stellen, an denen klassische Workflows hängen bleiben.
Ständiges Hin und Her mit Mandanten
Fehlende Unterlagen, verspätete Rückmeldungen, Rückfragen bei jedem Abrechnungslauf. Das kostet Nerven und Geld.
Überlastung und Personalmangel
Erfahrene Lohnfachkräfte sind schwer zu finden. Neue Mitarbeiter brauchen lange Einarbeitung. Das Team arbeitet dauerhaft am Limit.
Anwendungsfälle
Drei Workflows, eine Plattform.
Alles, was zwischen Mandant und DATEV passiert, läuft über Phoros: Stammdaten, Lohnabrechnung, Mandantenmail.
Stammdaten
Neue Mitarbeiter werden per PDF-Upload der Personalfragebögen oder Self-Service-Link für den Mandanten angelegt. Phoros prüft und weist auf Unstimmigkeiten hin.
Lohnabrechnung
Monatlicher Lauf pro Mandant. Excel, CSV und PDF-Belege per Drag-and-drop hochladen. Informationen aus weitergeleiteten Mandantenmails fließen automatisch ein. Ausgabe als DATEV-Datei für LODAS oder Lohn & Gehalt.
Postfach
Sie leiten relevante Mandanten-E-Mails an Ihre private Phoros-Adresse weiter. Aussagen wie „Herr Schneider hat 3 Tage Urlaub“ werden richtig zugeordnet und in der Lohnabrechnung automatisch berücksichtigt.
Datenschutz
Gebaut für die Verschwiegenheitspflicht.
Steuerkanzleien sind Berufsgeheimnisträger. Phoros ist von Grund auf darauf ausgelegt.
Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB
Unser Infrastruktur-Anbieter ist uns gegenüber vertraglich darauf verpflichtet.
Hosting in Deutschland
Alle Daten bleiben in deutschen Rechenzentren, keine Übertragung in Drittländer.
Kein KI-Training mit Ihren Daten
Die Extraktion läuft in unserer Umgebung. Ihre Daten verlassen sie nicht und trainieren keine Modelle.
Verschlüsselt und zertifiziert
Verschlüsselte Übertragung und Speicherung; die Infrastruktur unserer Anbieter (AWS, Hetzner) ist nach ISO 27001 zertifiziert.
DATEV-Konformität
Jedes Feld geprüft. Kein DATEV-Schock am Monatsende.
Phoros validiert automatisch gegen die Regeln, an denen DATEV-Exporte sonst scheitern. Fehlende Pflichtfelder und ungültige Formate werden direkt im Review markiert, bevor sie ins System laufen.
- Steuer-ID & SV-Nummer: Checksummen-Validierung nach amtlichem Schema
- IBAN & BIC: mod-97-Prüfung und Bankcode-Konsistenz
- Krankenkasse: Abgleich gegen die offizielle GKV-Liste
- Pflichtfelder: Vollständigkeitsprüfung vor dem Export
Inbetriebnahme
In 30 Minuten startklar.
Vier Schritte, dann läuft Phoros parallel zu DATEV. Ohne Doppelpflege, ohne Migrationsprojekt.
- 01
Kanzlei einrichten
Login per Microsoft 365 oder Google. Team einladen, Rollen vergeben. Fertig.
- 02
Mandanten importieren
DATEV-Export der Mitarbeiter-Stammdaten einspielen. Alle Bestandsmandanten sofort in Phoros.
- 03
Weiterleitung einrichten
In Outlook oder Gmail relevante Mandanten-E-Mails an Ihre private Phoros-Adresse weiterleiten. Phoros erhält keinen Zugriff auf Ihr Postfach.
- 04
Erste Lohnabrechnung
Bewegungsdaten in einer Excel hochladen. Phoros bereitet sie auf und liefert die DATEV-Datei.
Postfach
Der Posteingang wird zur Datenquelle.
Sie erhalten eine private Phoros-Adresse und leiten relevante Mandanten-E-Mails dorthin weiter — einzeln oder per Weiterleitungsregel in Outlook oder Gmail. Phoros erkennt den ursprünglichen Absender; PDFs landen beim richtigen Mandanten. Beiläufige Lohninfos („Frau Bauer kommt aus dem Mutterschutz zurück“, „Herr Schneider hat 3 Tage Urlaub“) werden Mandant und Mitarbeiter zugeordnet. Beim nächsten Lauf sind die Hinweise sofort sichtbar.
- Kein Postfach-Zugriff: Phoros verarbeitet nur, was Sie weiterleiten — die Weiterleitung können Sie jederzeit beenden
- Automatische PDF-Erkennung: Anhänge landen direkt beim richtigen Mandanten
- Kontext-Erfassung: relevante Aussagen werden Mitarbeitern zugeordnet
- Dubletten-Erkennung: pro E-Mail-ID, nichts wird zweimal eingelesen
Phoros · Postfach
Postfach3 neuWeiterleitung aktiv
- Zuweisen ▾m.weber@mueller-bau.devor 5 Min.Neuer Mitarbeiter: Anmeldung
- Zuweisenlohn@kanzlei-bauer.devor 1 Std.Personalfragebogen L. Bauer
- Zuweisenhr@schneider-gmbh.degesternAnmeldung zur Sozialversicherung
Zielgruppe
Für deutsche Steuerkanzleien.
Phoros ist auf Ihre tägliche Arbeit zugeschnitten: kompatibel mit Outlook und Microsoft 365, konform mit DATEV, intuitiv für Sachbearbeiter wie Berater. Ob kleine Kanzlei oder mittelständische Sozietät, der Onboarding-Aufwand bleibt minimal.
FAQ
Häufige Fragen.
Ersetzt Phoros DATEV?
Nein. Phoros sitzt vor DATEV: Wir bündeln und lesen Belege automatisch aus, prüfen jedes Feld und bereiten alles im DATEV-Schema auf. Den Export übernehmen Sie wie gewohnt in Ihrer DATEV-Umgebung. Phoros nimmt Ihnen die Vorerfassung ab, nicht die Lohnabrechnung selbst.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Der Onboarding-Aufwand bleibt minimal. Sie melden sich per Microsoft- oder Google-OAuth bei Phoros an und richten in Ihrem Postfach (Outlook oder Gmail) eine Weiterleitung relevanter Mandanten-E-Mails an Ihre private Phoros-Adresse ein. Phoros erhält keinen Zugriff auf Ihr Postfach, und Sie können die Weiterleitung jederzeit beenden. Eine zusätzliche Software-Installation ist nicht nötig.
Wie zuverlässig ist die automatische Extraktion?
Phoros liest alle relevanten Felder aus und prüft sie automatisch auf Format und Vollständigkeit. Steuer-ID, SV-Nummer und IBAN werden per Checksummen-Validierung geprüft, die Krankenkasse gegen die offizielle GKV-Liste. Offene oder unplausible Punkte werden direkt am Beleg markiert, sodass Sie vor dem Export genau sehen, was noch zu klären ist. Sie behalten die Kontrolle: Phoros schlägt vor, Sie bestätigen.
Darf ich Phoros trotz meiner Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB nutzen?
Ja. Unser Infrastruktur-Anbieter (Amazon Web Services) ist uns gegenüber vertraglich auf die berufsständischen Verschwiegenheitspflichten nach § 203 StGB verpflichtet, inklusive entsprechender Pflichten für Personal und Subunternehmer. Damit erfüllt Phoros die Voraussetzungen, unter denen Sie als Berufsgeheimnisträger Mandantendaten an einen Dienstleister weitergeben dürfen.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert; die Infrastruktur unserer Anbieter (AWS, Hetzner) ist nach ISO 27001 zertifiziert. Ein Verkauf oder eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.
Werden meine Daten zum Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. Die Extraktion läuft innerhalb unserer Infrastruktur in Deutschland. Ihre Mandanten- und Mitarbeiterdaten werden ausschließlich zur Aufbereitung Ihrer Belege verarbeitet, verlassen diese Umgebung nicht und werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.
Greift Phoros auf mein E-Mail-Postfach zu?
Nein. Phoros erhält keinen Zugriff auf Ihr Postfach. Sie leiten relevante Mandanten-E-Mails — einzeln oder per Weiterleitungsregel in Outlook oder Gmail — an Ihre private Phoros-Adresse weiter. Nur diese Nachrichten verarbeitet Phoros: Der ursprüngliche Absender wird erkannt, Nachricht und PDF-Anhänge werden dem richtigen Mandanten zugeordnet. Die Weiterleitung können Sie jederzeit beenden.
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DSGVO & § 203 StGB
Verschlüsselte Verarbeitung, Hosting in Frankfurt, Berufsgeheimnis nach § 203 StGB auch in der KI-Pipeline respektiert. Details auf der Datenschutz-Seite.